香港 WhatsApp 客戶跟進

可以透過升級去官方 WhatsApp Business API 解決，這個做法容許多位同事在不同裝置同時登入同一個號碼，看到同一份對話紀錄，不會出現重複回覆或不知道哪些已經回覆的情況。我們會按你團隊人數與分工方式，設置合適的帳號結構與分工規則。

普通 App 只可以一部手機、一個人使用，官方 API 則可以多人同時處理、對話紀錄集中儲存，還可以申請綠剔認證。如果你查詢量少、一個人就足夠處理，普通 App 已經夠用；但如果多人分工或者查詢量大，API 會明顯減少漏單情況。

自動回覆的角色是即時確認收到，讓客人不必乾等，不是取代真人對話。我們設計自動回覆時會保持語氣自然、簡短直接，並清楚交代真人什麼時候會接手，而不是用生硬機械式字句，亦不會用自動回覆處理需要人手判斷的議價或投訴。

需要在查詢入口（例如網站表單、廣告連結）加入追蹤標記，再串接到 WhatsApp 跟進流程，這樣才可以在客人查詢時已經標記渠道來源。這個屬於全流程方案的其中一部分，會涉及網站或者廣告連結的設置調整。

可以設置自動回覆處理下班或假期時段的即時確認，讓客人知道什麼時候會有人跟進，亦可以在團隊分工流程裡面安排候命或者交接機制，減少查詢因為沒有人看而完全沒有回應的情況。

香港《個人資料（私隱）條例》要求發推廣性質訊息之前要有客人明確同意（opt-in），亦要提供拒收方法。我們在設計跟進流程時會將舊客與一般查詢客人分開處理，不會將推廣內容當做一般跟進訊息群發，避免觸犯規定或者引起客人反感。

我們會追蹤幾個具體指標，包括首次回覆時間（客人查詢後多久收到回應）、查詢跟進率（有多少查詢真正跟進到底而不是不了了之）、報價後轉成交的比例，以及渠道歸因（哪條行銷渠道帶來查詢）。這些數字會定期整理成月報，讓你清楚看到跟進流程的實際運作情況。

WhatsApp 客戶跟進著重整體查詢流程，包括帳號結構、團隊分工、客戶分段與跟進節奏；AI 客服機械人就專注在用 AI 技術自動回答查詢內容本身。兩者可以配合使用，AI 客服機械人負責回答問題，WhatsApp 跟進流程就負責確保個查詢在整段旅程裡面不會被漏低。