快速閱讀：市場團隊選擇 Microsoft Copilot 還是 ChatGPT 做內部草稿，應看三件事：要處理的檔案是否已經在 Microsoft 365、該帳戶能否關閉或排除把對話用於訓練、以及誰對發出的稿負責。名稱哪一個較新、介面哪一個較常見，都不能代替這三項。這篇文章給已經在用文書協作、又要把草稿變成網站或社交內容的香港團隊，用來定內部工作流，而不是比較公開廣告產品。
市場團隊選擇 Microsoft Copilot 還是 ChatGPT 做內部草稿，應看三件事：要處理的檔案是否已經在 Microsoft 365、該帳戶能否關閉或排除把對話用於訓練、以及誰對發出的稿負責。名稱哪一個較新、介面哪一個較常見，都不能代替這三項。這篇文章給已經在用文書協作、又要把草稿變成網站或社交內容的香港團隊，用來定內部工作流，而不是比較公開廣告產品。
本文重點
- 檔案、郵件與會議紀錄若已在 Microsoft 365，先核對 Microsoft Copilot 的權限與租用戶設定，而不是先把檔案下載到另一個消費級帳戶。
- 使用 ChatGPT 草稿前，核對資料控制是否關閉「Improve the model for everyone」，以及帳戶屬個人還是團隊方案。[1]
- 無論哪套工具，發出到社交或網站的內容都要有具名審稿人，對照品牌公開事實與當期活動資料。
怎樣判斷內部草稿該用哪一套工具？
內部草稿是指尚未對外發布的貼文初稿、電郵大綱、簡報條目或頁面改寫，目的是讓同事加快結構，而不是讓工具直接代表品牌發言。適用對象是共用 Microsoft 365 或已有 ChatGPT 帳戶的市場團隊。判斷時不要把「Microsoft Copilot」與「ChatGPT」當成時尚標籤，而要問檔案此刻在哪裡、提示會否離開公司控制的帳戶、完成後誰簽字。
Microsoft 說明，Microsoft Copilot（文件亦提及由 Microsoft 365 Copilot 更名的過渡）會協調大型語言模型、使用者有權存取的 Microsoft Graph 內容，以及 Word、PowerPoint 等應用程式；提示、回應及經 Graph 存取的資料不用於訓練基礎大型語言模型。[2] Copilot 只會呈現該使用者至少有檢視權限的組織資料，因此權限模型必須先整理好。[2] 若開啟網頁搜尋，系統可能把由提示衍生的查詢送到 Bing 搜尋服務，管理員與使用者須另讀網頁查詢的私隱說明。[2]
ChatGPT 方面，OpenAI 的資料控制說明：登入後可在設定關閉「Improve the model for everyone」，對話仍可留在紀錄，但說明不會用於訓練；臨時聊天有不同保留規則；Team、Enterprise 與 Edu 另有額外控制，須以該方案說明為準。[1] 私隱政策亦指出，除非按指示選擇退出，內容可用於改善服務及訓練模型，而商業方案與應用程式介面另受客戶合約約束。[3]
結論是：工具選擇跟檔案所在位置與帳戶契約走，跟名稱新舊無關。
Microsoft Copilot 與 ChatGPT 草稿：現象、判斷與下一步
選錯工具通常是因為把檔案搬離原本的權限範圍，或沒有人審稿。下表用現象對應判斷與下一步。
| 現象 | 判斷 | 下一步 |
|---|---|---|
| 簡報、合約摘要與活動日曆都在 SharePoint 或 OneDrive，同事卻把檔案下載後貼進個人 ChatGPT | 檔案已在 Microsoft 365，搬到個人帳戶會失去原本的權限邊界 | 先在租用戶核對 Microsoft Copilot 是否可用；不要用個人帳戶處理未公開檔 |
| 團隊只用瀏覽器免費帳戶寫社交草稿，檔案並不在 Microsoft 365 | 問題不在「有沒有 Copilot 這個名稱」，而在帳戶能否關閉訓練、誰擁有對話 | 核對 ChatGPT 資料控制與方案；公司內容改用公司帳戶 |
| 有人以為 Microsoft Copilot 較新所以較準，未讀權限與網頁搜尋設定 | 用產品世代代替設定核對 | 讀租用戶權限、Graph 存取範圍，以及是否開啟網頁搜尋[2] |
| 草稿直接貼上社交渠道，沒有人對照當期優惠或服務範圍 | 缺核對責任，與選哪套工具無關 | 指定審稿人；未簽字的稿不得進入排程 |
| 同一則活動，有人在 Copilot 改簡報、有人在 ChatGPT 改貼文，用詞不一致 | 內部工作流沒有單一事實來源 | 先固定一頁已核對的活動說明，兩套工具都只准引用該頁 |
這張表先解決檔案位置、訓練設定與審稿，不比較哪個名稱比較新，也不討論個別產品的廣告形式。
市場團隊選定工具與審稿的六個步驟
第一步 盤點檔案與對話現在存放在哪
做甚麼：列出市場團隊每週會打開的檔案位置，例如 SharePoint 資料夾、郵箱、Teams 頻道、本機桌面。怎樣做：若主要檔案已在 Microsoft 365，把「內部草稿」預設為在該環境處理。如何核對：抽查最近一份活動簡報的存放路徑，確認沒有先下載再貼到個人帳戶。
第二步 核對 Microsoft Copilot 的權限與訓練說明
做甚麼：由系統管理員說明誰能使用 Microsoft Copilot、它會讀哪些 Graph 內容。怎樣做：確認敏感資料夾的共用範圍；不應讓全公司都開得開的資料夾成為草稿來源。Microsoft 寫明 Copilot 遵守使用者權限，提示與 Graph 資料不用於訓練基礎模型。[2] 如何核對：用兩個權限不同的測試帳戶問同一句，確認看不到對方專屬檔案。
第三步 核對 ChatGPT 帳戶類型與資料控制
做甚麼：若團隊仍需 ChatGPT 草稿處理不在 Microsoft 365 的公開資料或結構練習，指定公司帳戶。怎樣做：在資料控制關閉「Improve the model for everyone」，並記錄是 Free、Go、Team 還是 Enterprise；後者額外控制以官方說明為準。[1] 如何核對：設定頁截圖存入內部規則；禁止再用個人免費帳戶貼未公開檔。
第四步 寫下禁止貼上的內容
做甚麼：列出不可進入任何生成式對話的項目，例如未公開價錢、客人個人資料、未發布的合作名單。怎樣做：公開事實與已上線的服務說明才可用作提示詞。如何核對：抽查一週提示詞，沒有電話、電郵或未公開數字。
第五步 指定每一類對外內容的審稿人
做甚麼：社交貼文、網站改寫、電郵各指定一名簽字人。怎樣做：審稿人對照當期活動一頁紙：日期、範圍、港幣說明、WhatsApp 入口。工具可以改句子，不能自行加入未核對的優惠。如何核對：排程系統或共用表必須有簽字欄，空白不得發布。
第六步 把已簽字的稿接到網站與社交入口
做甚麼：內部草稿完成後，按內容類型放到社交排程或網站草稿，而不是停在對話紀錄。怎樣做：社交渠道與自動引流的入口要與官網查詢方式一致，可交由 社交媒體／自動引流 對齊私訊與 WhatsApp。網站上的服務說明與按鈕，則交由 品牌網頁製作 讓訪客走同一套已核對的句子。如何核對：對外頁面或貼文的範圍、時間與聯絡，與內部那頁活動說明相同。
假設情境：活動簡報在 SharePoint、貼文卻在個人帳戶生成
假設情境，並非 TrafficHolic 客戶案例。一間香港教育機構的市場組把講座簡報放在 SharePoint，同事為了加快寫作把講者個人簡介與未公開票價貼進自己的 ChatGPT，生成社交草稿後直接排程。
它應先在 Microsoft 365 權限內處理簡報摘要，社交草稿只引用已核對、可公開的講座一頁紙，並由負責同事簽字後才排程。個人帳戶即使已關閉訓練，仍不是公司檔案應在的位置。這個例子示範判斷次序，不假設換工具會提高曝光或互動。
Microsoft Copilot 常見問題
沒有 Microsoft 365，是否就必須用 ChatGPT？
不是必須。沒有 Microsoft 365 時，應選擇公司可管理的帳戶，核對訓練與保留設定，並指定審稿人。工具名稱仍不是第一優先。
Microsoft Copilot 是否等於可以把任何內部郵件丟進去？
不是。它會按你的權限讀取 Graph 內容，因此資料夾共用過寬，草稿過程就可能看到不該出現在市場提示裡的郵件或檔案。[2] 先收窄共用，再允許用於草稿。
同一團隊可否兩套工具並用？
可以，但要分開用途：已在 Microsoft 365 的未公開檔留在 Copilot 工作流；ChatGPT 只處理不含敏感資料的結構練習，並關閉相應訓練選項。對外只保留一份已簽字的事實來源。
審稿人一定要懂提示詞嗎？
不必。審稿人要懂當期活動是否屬實、服務範圍與聯絡是否正確。提示詞由執行同事處理；沒有核對過的句子不得發出。
先定檔案位置與審稿人，再決定 Microsoft Copilot 或 ChatGPT 草稿
請準備團隊現時使用的 Microsoft 365 或 ChatGPT 帳戶類型、檔案存放位置，以及一則最近由工具協助完成的社交或網站草稿。TrafficHolic 的社交媒體／自動引流可把已簽字的內容接到可跟進的私訊與 WhatsApp；品牌網頁製作則讓官網服務說明與查詢按鈕使用同一套核對過的句子。用 WhatsApp 說明你現時的內部工作流，開始選定工具與審稿責任。
參考資料
- OpenAI：Data Controls FAQ
- Microsoft Learn：Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
- OpenAI：Privacy policy
- Microsoft 365 Copilot
- TrafficHolic 社交媒體／自動引流
- TrafficHolic 品牌網頁製作
內容審閱：2026年10月｜作者／審閱：Timson Kwok（trafficholic 創辦人）。觀點來自真實合作流程、渠道數據觀察與企業 AIO／AI Search 落地經驗；數字會隨平台演算法更新，請以當期後台為準。非金融／法律意見。
